1 Zielsetzung
Als Deutsches Rotes Kreuz Landesverband Nordrhein e.V. handeln wir auf der Grundlage unserer Satzung selbstlos, gemeinnützig und als die Rotkreuzgesellschaft auf dem Gebiet der Regierungsbezirke Düsseldorf und Köln in Nordrhein-Westfalen. Wir sind tief in der Zivilgesellschaft verankert und setzen uns auf allen Ebenen für unsere Aufgaben und Ziele ein. Dabei prägen ehrenamtlich Mitwirkende und hauptamtliche Arbeitnehmende unser Wirken für die Menschen, die in Nordrhein leben. Der Erfolg unserer täglichen Arbeit braucht Vertrauen. Wir setzen alles daran, Vertrauen zu erhalten. Deswegen ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Vorgaben für uns von besonders wichtiger Bedeutung. Hinweise helfen uns, dieser Zielsetzung jederzeit gerecht werden zu können. Unser Hinweisgeber-system ist eine Ergänzung zu unseren bereits vorhandenen Kommunikationskanälen, wie insbesondere der Möglichkeit einer direkten Kontaktaufnahme über die jeweils vorgesetzte Leitung, Vertrauenspersonen, die Mitglieder des Betriebsrates oder die Mitglieder des Vorstandes und der Geschäftsführungen.
2 Geltungsbereich
Diese Richtlinie gilt für den Deutsches Rotes Kreuz Landesverband Nordrhein e.V. (VR 3389, AG Düsseldorf) sowie für die nachfolgend genannten Gesellschaften, an denen dieser Verein eine direkte oder indirekte Mehrheitsbeteiligung hält:
(nachfolgend insgesamt bezeichnet als „Landesverband und seine Gesellschaften“ oder im Einzelfall bezeichnet als „betroffene Gesellschaft“).
Diese Richtlinie ergänzt die gesetzlichen Bestimmungen, die nach dem Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen („HinSchG“), betrieblich notwendig sind. Nicht unter den sachlichen Geltungsbereich dieser Richtlinie fallen Fragen und Verstöße, die den Bereich des Datenschutzes betreffen, sowie Lob und Beschwerden.
3 Gemeinsame Meldestelle
Der Landesverband und seine Gesellschaften haben eine gemeinsame Meldestelle bei dem Deutsches Rotes Kreuz Landesverband Nordrhein e.V. eingerichtet. Die gemeinsame Meldestelle prüft die eingehenden Meldungen und wird gemeinschaftlich verantwortet durch die Leitungen der Stabsstellen Recht/Compliance und Revision.
4 Meldung eines Hinweises
Jede Person, die ein Fehlverhalten innerhalb der Organisation des Landesverbandes und seiner Gesellschaften vermutet, kann diesen Verdacht melden. Wir ermutigen unsere ehrenamtlich Mitwirkenden und hauptamtlichen Arbeitnehmenden sowie jede andere Person dazu, ihre Bedenken proaktiv vorzubringen.
Wir bieten verschiedene Kanäle an, die zur Meldung eines Hinweises genutzt werden können:
Hinweise werden grundsätzlich unter der Offenlegung der Identität der hinweisgebenden Person entgegengenommen und nach den Vorgaben dieser Richtlinie bearbeitet. Die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person wird durch die gemeinsame Meldestelle sichergestellt. Die gemeinsame Meldestelle wird bei Wunsch auf Anonymität lediglich die zur Verfügung gestellten Tatsachen verarbeiten und die Identität der hinweisgebenden Person vertraulich behandeln.
Eine persönliche Zusammenkunft ist auf Wunsch der hinweisgebenden Person und nach vorheriger Terminvereinbarung möglich.
Personen, die beabsichtigen, einen Hinweis zu melden, können sich alternativ auch an eine externe Meldestelle nach dem HinSchG wenden.
5 Eingang der Meldung
Wird ein Hinweis gemeldet, bestätigt die gemeinsame Meldestelle gegenüber der hinweisgebenden Person den Eingang der Meldung. Die Eingangsbestätigung hat spätestens nach sieben Kalendertagen gerechnet ab dem Tag des Eingangs der Meldung zu erfolgen. Der Hinweis erhält ein Aktenzeichen und wird dokumentiert. Die gemeinsame Meldestelle prüft, ob der gemeldete Sachverhalt unter den Geltungsbereich dieser Richtlinie sowie unter den sachlichen Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fällt, wie z. B. Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind. Betrifft der Hinweis einen Sachverhalt, der nicht hierunter fällt, wird die hinweisgebende Person entsprechend unterrichtet. Der Hinweis wird dann je nach dem für den Einzelfall vorgeschriebenen Prozess weiterbearbeitet, z. B. Beschwerdeprozesse, oder der Hinweis wird, sofern dies möglich und von der hinweisgebenden Person gewünscht ist, an die zuständige Gliederung innerhalb des Deutschen Roten Kreuzes weitergeleitet.
6 Verfahren
Die gemeinsame Meldestelle prüft die Mitteilung auf Plausibilität und Stichhaltigkeit. Zu diesem Zweck ermittelt sie den Sachverhalt und kann die hinweisgebende Person erforderlichenfalls auch um weitere Informationen ersuchen. Ziel ist es festzustellen, ob hinreichende Anhaltspunkte gegeben sind, die unter rechtlichen und tatsächlichen Gesichtspunkten Aufklärungs-, Präventions- oder Abhilfemaßnahmen (nachfolgend „Maßnahmen“) erforderlich machen. Die gemeinsame Meldestelle kann das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen, z. B. wegen nicht hinreichenden Anhaltspunkten oder rechtlicher Unzulässigkeit, jederzeit abschließen. Die Entscheidung ist mit entsprechender Begründung zu dokumentieren. Die Begründung ist nicht öffentlich. Stellt die gemeinsame Meldestelle hinreichende Anhaltspunkte fest, hat die gemeinsame Meldestelle die im konkreten Einzelfall betroffene Gesellschaft zu unterrichten und Maßnahmen vorzuschlagen. Sind hinreichende Anhaltspunkte festgestellt, die die Abgabe des Verfahrens an eine zuständige Behörde rechtfertigen, soll die gemeinsame Meldestelle auch dies anregen. Die meldende Person erhält innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsmitteilung durch die gemeinsame Meldestelle eine Rückmeldung zum gemeldeten Hinweis. Die Rückmeldung umfasst die begründete Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Maßnahmen. Sie erfolgt jedoch nur insoweit, als dadurch der Erfolg der Maßnahmen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
7 Grundsätze des Verfahrenserfahren
Für das Verfahren der gemeinsamen Meldestelle gelten folgende Grundsätze: Es gilt das Beschleunigungsgebot. Hinweise sollen zügig und mit einer hohen Priorität bearbeitet werden. Unter Berücksichtigung der Grundsätze des Verfahrens im Übrigen ist die Dauer der Bearbeitung abhängig vom Umfang und der Komplexität des gemeldeten Sachverhaltes. Die gemeinsame Meldestelle soll einen angemessenen und ausgewogenen Ansatz verfolgen, der sowohl die Notwendigkeit des Beschleunigungsge-botes als auch die Beachtung der weiteren Grundsätze und den Schutz der Rechte der von einem Hinweis betroffenen Person berücksichtigt. Eine reine Fokussierung auf Schnelligkeit ist nicht erwünscht. Es gilt der Grundsatz fairen Verfahrens. Personen, die von einem Hinweis betroffen sind, haben Anspruch auf eine gerechte Ermittlung des Sachverhaltes. Sie haben das Recht, ihre Position darzulegen. Die gemeinsame Meldestelle hat unvoreingenommen und neutral zu sein, ohne persönliche Interessenkonflikte oder Vorurteile. Jedes Mittel und jede Maßnahme der gemeinsamen Meldestelle entspricht den geltenden Gesetzen, internen Vorgaben sowie etwaigen rechtsgeschäftlichen Verpflichtungen, wie z. B. der Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen. Die gemeinsame Meldestelle arbeitet nach dem Vier-Augen-Prinzip. Es gilt die Unschuldsvermutung. Im Zusammenhang mit dieser Richtlinie dient die Unschuldsvermutung dem Schutz der individuellen Rechte der von einem Hinweis betroffenen Person und der Verhinderung von Willkür. Es liegt in der Verantwortung des Landesverbandes und seiner Gesellschaften, den Sachverhalt aufzuklären. Die Bearbeitung durch die gemeinsame Meldestelle erfolgt dabei neutral und objektiv. Sie hat auch die An-haltspunkte zu ermitteln, die zur Entlastung beitragen. Es gilt der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Die Maßnahmen, die die gemeinsame Meldestelle vorschlägt, müssen in einem angemessenen Verhältnis zu dem angestrebten Zweck stehen. Das bedeutet, dass die vor-geschlagenen Mittel und Maßnahmen geeignet, erforderlich und angemessen sein müssen, um die Ziele nach dieser Richtlinie zu erreichen. Die Beeinträchtigung anderer Interessen soll möglichst gering sein.
8 Umsetzung der Maßnahmen durch betroffene Gesellschaften
Die betroffene Gesellschaft entscheidet eigenverantwortlich über die notwendigen Maßnahmen zur Aufklärung und anschließend über die Konsequenzen. Zu den Konsequenzen zählen arbeitsrechtliche Maßnahmen, wie z.B. Ermahnung, Versetzung, Abmahnung oder Kündigung, sowie Schadensersatzansprüche gegenüber Ar-beitnehmenden oder Dritten. Die betroffene Gesellschaft ist berechtigt, vom Vorschlag der gemeinsamen Mel-destelle abzuweichen. Die Aufklärung kann durch die betroffene Gesellschaft auf die gemeinsame Meldestelle übertragen werden, die diese dann im Auftrag für die betroffene Gesellschaft durchführt. Die Entscheidung über die Konsequenzen darf nicht übertragen werden und obliegt ausschließlich der betroffenen Gesellschaft. Unabhängig davon, ob die gemeinsame Meldestelle die Aufklärung selbst ausführt oder nicht, ist es ihre Auf-gabe die Aufklärung als auch die Konsequenzen nachzuverfolgen. Sie hat einen Abschlussbericht zu verfassen.
9 Beteiligungsrechte des Betriebsrates
Es gelten die Beteiligungsrechte des Betriebsrates, der im Einzelfall betroffenen Betriebsstätte. Regelmäßig werden bereits im Rahmen der Sachverhaltsaufklärung durch die gemeinsame Meldestelle personenbezo-gene Daten erhoben, verarbeitet oder genutzt, weshalb der Betriebsrat allgemein über die Art und Weise der Ermittlungen durch die im Einzelfall betroffene Gesellschaft zu unterrichten ist. Die Unterrichtung kann auch unmittelbar durch die gemeinsame Meldestelle erfolgen.1 Der Betriebsrat hat verschiedene Beteiligungsrechte, die ihm je nach Sachverhalt durch das Betriebsverfassungsgesetz oder auf Grund einer Betriebsvereinbarung gewährt werden. Dies gilt insbesondere, aber nicht ausschließlich, im Zusammenhang mit dem Beschäftigtendatenschutz sowie mit Maßnahmen, die durch tech-nische Einrichtungen oder standardisierte Fragebögen erfolgen.
10 Schutz der hinweisgebenden Person
Der Landesverband und seine Gesellschaften werden keine Sanktionen gegen eine hinweisgebende Person als Reaktion auf einen glaubwürdigen Hinweis tolerieren. Den gleichen Schutz erhalten auch weitere Personen, die mit der hinweisgebenden Person in Verbindung stehen und im Zusammenhang mit der Information betroffen sind. Ein Hinweis ist in der Regel als glaubwürdig anzusehen, wenn er bestimmte Merkmale aufweist, die seine Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit erhöhen. Bestimmte Merkmale in diesem Sinne sind
11 Verpflichtung zur unabhängigen Prüfung von Hinweisen, die Mitglieder des Vorstands oder der Geschäftsführung betreffen
Bei der Meldung von Hinweisen, die ein Mitglied des Vorstands oder der Geschäftsführung betreffen, über-nimmt der Compliance-Beauftragte des Präsidiums des DRK Landesverband Nordrhein e.V. die vollständige Prüfung und Bearbeitung des Hinweises. Diese Aufgabe wird in Übereinstimmung mit den Vorgaben dieser Richtlinie durchgeführt. Sollte ein Mitglied des Vorstands oder der Geschäftsführung direkt von einem Hinweis betroffen sein, ist es von sämtlichen internen Entscheidungsprozessen zur Bearbeitung des Hinweises ausgeschlossen. Jegliche Einflussnahme auf die Bearbeitung wird untersagt. Das betroffene Mitglied des Vorstands oder der Geschäftsführung ist zur vollständigen Kooperation mit dem Compliance-Beauftragten verpflichtet und muss sämtliche für die Untersuchung relevanten Informationen unverzüglich zur Verfügung stellen. Nach Abschluss der Untersuchung informiert der Compliance-Beauftragte das Präsidium bzw. bei den Gesellschaften den Aufsichtsrat über die Ergebnisse der Prüfung und schlägt gegebenenfalls notwendige Maßnahmen vor.
12 Kosten
Die Inanspruchnahme des Hinweisgebersystems ist kostenlos. Es werden keine Kosten oder Aufwendungen erstattet, die der hinweisgebenden Person wegen der Inanspruchnahme entstehen oder entstanden sind, wie z. B. Reisekosten oder Kosten für Rechtsberatung.
13 Berichterstattung
Nach Abschluss eines Verfahrens nach dieser Richtlinie werden die Ergebnisse in einem jährlichen Bericht zusammengefasst. Die Berichterstattung erfolgt gegenüber dem Präsidium und den Aufsichtsräten, dem Vor-stand des Landesverbandes und den Geschäftsführungen seiner Gesellschaften. Die Berichterstattung erfolgt auch zur Analyse und mit dem Ziel die Prozesse nach dieser Richtlinie und an-deren internen Vorschriften anzupassen, sofern dies erforderlich erscheint. Das den Hinweis auslösende Ver-halten soll zukünftig vermieden und entsprechende Risiken begrenzt werden.
14 Datenschutz
Die Inanspruchnahme unseres Hinweisgebersystems erfolgt unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften.
Stand: 31.10.2024